Emetteur de papiers
Ce que vous devez faire
Attention, c’est bien votre entreprise / structure qui, en cas de contrôle, supportera la charge de la preuve.
En ce but, l’article 11 du contrat d’EcoFolio ("Gestion") prévoit que
"l’Adhérent et ses Mandants, le cas échéant, organisent la tenue d’un dossier spécial relatif aux tonnages déclarés. (...) Lors de chaque Déclaration, l’Adhérent s’engage à faire rédiger, ou remplir et signer, selon le cas, par son centre de gestion agréé, son Expert comptable ou son Commissaire aux Comptes, une attestation relative à la déclaration annuelle des Imprimés Visés dont un exemplaire est téléchargeable sur son Compte Adhérent, dans l’Extranet d’EcoFolio (Annexe 4 du Contrat). Le cas échéant, l’attestation pourra être signée par un représentant légal de l’Adhérent.
L’attestation dûment rédigée ou remplie et signée doit être retournée à EcoFolio lors de chaque Déclaration. L’Adhérent accepte néanmoins que, dans le cas où EcoFolio le mettrait en oeuvre, il y soit substitué un échange dématérialisé. Les frais d’établissement de ces attestations sont à la charge de l’Adhérent".
La tenue d’un dossier spécial doit permettre à chacun de sécuriser son dispositif en assurant la traçabilité des informations, le référencement des différents éléments de preuves (factures, ordres de fabrication…) et leur conservation.
Afin d’aider ses Adhérents à la mise en œuvre de ces nouvelles procédures, EcoFolio tient à votre disposition un guide pratique relatif à la tenue du dossier spécial ainsi que la matrice d’une comptabilité matière.
Ces éléments sont téléchargeables sur l’Extranet d’EcoFolio.