EcoFolio optimise aussi son dispositif en ligne!

Dès sa création, EcoFolio a choisi de « dématérialiser » les échanges avec ses partenaires ainsi que sa gestion administrative. Premier éco-organisme à proposer un système de déclaration en ligne, EcoFolio a depuis enrichit  les fonctionnalités et développé un dispositif informatique adapté aux besoins des adhérents et des collectivités.
 

>> Une procédure éco-efficace pour réduire les frais de gestion et optimiser les services auprès de nos utilisateurs !

• Elle garantit la disponibilité permanente et l’authenticité des données ;
• Elle réduit les délais de traitement pour faciliter le respect des échéances légales impératives ;
• Elle assure un archivage sécurisé et pérenne ;
• Elle conserve au bénéfice des tiers et d’EcoFolio des éléments de preuves de même nature et confère ainsi un traitement égalitaire aux parties.
• Elle permet d'allouer à nos missions environnementales principales (optimisation de la collecte sélective et du recyclage) l'essentiel des ressources, en maitrisant les effectifs.

>> Le dispositif informatique d’EcoFolio est construit sur une architecture simple et une ergonomie adaptée qui permettent de réaliser rapidement l’ensemble des opérations. Il s'agit d'une application dite «full web», largement plébiscité par l’ensemble des acteurs.

  ► Comment ça marche ?

Sur le plan pratique, les adhérents ou les collectivités accèdent à leurs espaces dédiés depuis le site internet EcoFolio (www.ecofolio.fr). Il se compose de deux univers sécurisés et personnalisés :

• pour les émetteurs de papiers : https://amont.ecofolio.fr/
• pour les collectivités locales : https://aval.ecofolio.fr/

Chaque utilisateur peut contractualiser, déclarer et recevoir sa facture sur internet à l’aide du logiciel gratuit Adobe Reader ® (http://get.adobe.com/fr/reader/).

 Un système dédié, sécurisé et personnalisé

• Application web
• Accès crypté (certificat SSL)
• PHP/MySQL
• Hébergement dédié
• Sauvegarde : procédures redondantes

  ► Que peuvent faire les émetteurs de papiers?

>> Adhérer en ligne avec le double clic

L’utilisateur, désigné par l’adhérent, remplit un formulaire d’adhésion qui déclenche la procédure de contractualisation. Dès qu’il reçoit son login et son mot de passe personnalisé, l’adhérent se connecte sur son extranet dédié et signe son contrat par un double clic en quelques minutes. A tout moment, il peut consulter son contrat en accédant à son espace extranet. S’il le souhaite, il peut l’imprimer, en conserver une copie sur support papier ou le sauvegarder sur un ordinateur.

 
Qui signe le contrat en ligne?

Une personne désignée en tant que signataires. Elle doit à cet effet disposer de la capacité juridique d'engager sa société / structure et de la représenter dans le cadre de la signature du contrat.

En acceptant le contrat, le signataire:

• approuve l'ensemble des stipulations et les obligations mentionnées ;
• identifie les déclarants et, le cas échéant, le destinataire de la facture ou le service comptable.
   

 Le signataire doit compléter puis accepter le contrat en ligne sur l'extranet d'EcoFolio.

En règle et en ligne !

La procédure du double clic?
Il s’agit d’une procédure de contractualisation conforme aux articles 1369-4 à 1369-6 du Code civil.

Le respect de ces exigences légales est formalisé au sein de la procédure d'adhésion par :

• une information précontractuelle avec remplissage des champs obligatoires,
• la visualisation du contrat modifiable,
• la validation des informations propres au cocontractant,
• la confirmation par une première validation et enfin la réception de l'accusé de réception (courrier électronique de confirmation) et l'archivage du contrat.
   

>> Déclarer en ligne

Munis de son login et son mot de passe personnalisé, l’adhérent peut effectuer en ligne sa déclaration de tonnages papiers sur son extranet dédié.
La procédure est rapide et totalement sécurisée. A tout moment, l’adhérent peut :

• avoir accès à sa déclaration en cours et aux déclarations des années précédentes ;
• les imprimer et les sauvegarder. 

>> Recevoir une facture électronique

C’est la nouveauté 2010 : dès mars prochain, chaque adhérent va recevoir sa facture d’éco-contribution par courrier électronique (pièce jointe au format PDF) et pourra la télécharger directement sur son espace extranet (en format PDF).

En règle et en ligne !

La facture électronique dans les textes est prévue par l'article 289 V du Code général des impôts. La validité et l'opposabilité des factures électroniques sont définies par l'article 96 F de l'annexe III du Code général des impôts. 

La signature électronique doit satisfaire aux exigences suivantes :

• garantir son lien avec les factures auxquelles elle s'attache
• être propre au signataire  (qui en a l’unique contrôle)
• certifier que toute modification ultérieure de l’acte soit détectable. 
   

En outre, les factures sont archivées dans les délais et conditions prévus par l’article L.102B du Livre des procédures fiscales (au moins 3 ans sous format électronique original et 3 ans sur tout support). Les factures archivées restent accessibles depuis le siège social d’EcoFolio et par l’administration fiscale en cas de contrôle.

 Une facture électronique est une facture dont l’authenticité et l’intégrité sont garanties : l’adhérent est certain que la facture émane bien d’EcoFolio et que son contenu ne peut pas être modifié. Un système de sécurité empêche toutes modifications de la facture.  S’il le souhaite, l’adhérent peut imprimer la facture, en conserver un exemplaire sur support papier ou la sauvegarder. Pour se la procurer, une connexion internet et le logiciel gratuit Adobe Reader ® (http://get.adobe.com/fr/reader/) suffisent.

 ► Que peuvent faire les collectivités ?

>> Accéder à un compte sécurisé en ligne

Muni d’un login et d’un mot de passe, le référent  de la collectivité peut  accéder à tout moment à son compte via un extranet dédié. Il peut  ainsi :

• consulter son compte et le mettre à jour
• modifier ou ajouter des contacts qui recevront par email leur nouveau login et mot de passe
  

(Les différents accès aux fonctionnalités du compte en ligne sont déterminés en fonction du profil du contact.)

>>  Editer la convention

Afin d’engager le partenariat avec EcoFolio, le référent de la collectivité doit télécharger en ligne sa convention type qui devra ensuite être signée par le responsable signataire.

>>  Déclarer les tonnages de papiers recyclés

Chaque année, le référent peut effectuer sa déclaration de tonnage sur son extranet dédié.
Il peut également consulter « le guide pratique d’utilisation de la déclaration » disponible en ligne. Le référent peut à tout moment accéder à l’historique de ses déclarations antérieures et télécharger sa déclaration en format Excel.

>>  Recevoir le montant des soutiens annuels

A l'issu de la campagne de déclaration, le référent est averti  par courriel du montant des soutiens qui lui seront versés. A cette fin, un document pro format généré permettra d’établir son titre de recette à renvoyer à EcoFolio. La collectivité peut accéder sur son extranet à l’historique de tous ses pro format générés et tous les soutiens versés les années précédentes. Il est également possible de les télécharger en format PDF.

Les collectivités peuvent également accéder en ligne à tous nos supports de communication et utiliser notre Boite à Outils, véritable guide de sensibilisation interactif  pour sensibiliser les citoyens au geste de  tri et au recyclage des papiers http://www.ecofolio.fr/tri-des-papiers-4.html 

Joindre le geste à la parole ! Avec notre infocentre téléphonique, gagnons en réactivité et en proximité. A la disposition des adhérents et des collectivités, l’infocentre est  là pour répondre à leurs questions et les aider dans leurs démarches  du lundi au vendredi de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30 au 01 53 32 86 70 ou par mail à contact@ecofolio.fr

En règle et en ligne !

La dématérialisation dans la loi: juridiquement, la réalité, l'intégralité des échanges contractuels et la matérialisation de l'expression de la volonté, obéissent aux principes définis par les règles légales.

Elles sont applicables en matière :

• de contrats de facturation
• de conventions de preuves *,
• de déclarations sous forme électronique.
   

* La convention de preuves, comment ça marche ? : Les informations, contrats, avenants, mises à jour des comparutions et des informations administratives, les déclarations, les listes des mandants, les accusés de réception, et les factures, conservés et archivés informatiquement par EcoFolio et par les tiers, auront force probante entre les parties. leur contenu et à leur imputabilité feront foi jusqu’à preuve du contraire. A cet effet, les parties conviennent de ne pas invoquer comme cause de nullité :

• Le caractère électronique des accords
• Les accusés de réception conservés et archivés par EcoFolio